La présente politique s’applique au service de prise de rendez-vous (désigné par la suite par le terme “Service​”), aux données de contact collectées sur les sites web de Julie Desk (désignés par la suite par le terme “Sites Web​”) ainsi qu’aux autres interactions (tel que sollicitation du support ou suivi de la relation commerciale) entre utilisateurs et Julie Desk. Cette présente politique vise à informer les utilisateurs du traitement qui est fait de leurs données ainsi que de leurs droits en accord avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) européen.

Table des matières

1. Collecte des informations
2. Finalité de traitement
3. Durée de conservation
4. Partage des informations
5. Sécurité
6. Droits
7. Consentement
8. Transfert vers un pays tiers
9. Responsable du traitement
10. Modifications

1. Collecte des informations

Julie Desk collecte des informations sur ses utilisateurs et ce de la manière suivante :

• Données de contact. ​Julie Desk collecte au travers de ses Sites Web​ et lors de l’utilisation du Service​ des données de contact de ses utilisateurs. Ces données sont collectées dans le cadre du remplissement de formulaires sur les Sites Web ​ainsi que dans le cadre de l’échange de mails induit par l’utilisation du Service​. Ces données incluent les informations suivantes :
  • Nom
  • Prénom
  • Email
  • Téléphone
  • Entreprise
  • Fonction
• Données de personnalisation.​ Julie Desk collecte au travers de son application de personnalisation du service (à destination des utilisateurs du service) ou par communication avec le support des informations de personnalisation du service qui inclut les données suivantes :
  • Adresses professionnelles
  • Préférences horaires
  • Autres moyen de contact (tels que identifiant de messagerie instantanée, numéro de conférence téléphonique, ...) définis par l'utilisateur
• Données de localisation.​ Julie Desk collecte des informations de localisation liées aux événements de calendrier. Ces informations sont collectées soit via le contenu des emails envoyés au service soit via des événements de calendrier existants.

• Données de suivi.​ Julie Desk collecte automatiquement des métadonnées de suivi sur ses Sites Web​. Cette collecte inclus :
  • L’adresse IP utilisée. L’adresse IP permet de géolocaliser les utilisateurs.
  • Des informations sur le système client tel que nom du navigateur, langue et version du système d’exploitation
  • Des données d’interaction tel que les adresses des ressources consultées (URLs), les pages de référence, le nombre de clics, le temps passé sur les pages, la date et l’heure de consultation des pages
  • L'utilisation de cookie
• Autres données. ​Julie Desk est utilisable par email et se connecte aux calendriers de ses clients. A ce titre, d’autres données peuvent être transmises par l’utilisateur et ses contacts via ces moyens de communication.

2. Finalité de traitement

Les données collectées sont traitées conformément aux demandes de l’utilisateur, aux obligations contractuelles qui lient Julie Desk et ses Clients ainsi qu’aux lois applicables. Ces données sont utilisées pour :

• Suivre l’utilisation du service et protéger la sécurité des services.​ Cela inclut des mesures d’audience, l’analyse d’erreur du service ou encore de prévention et détection de problèmes techniques ou de sécurité.
• Répondre aux sollicitations de contact.​ Les informations de contact sont utilisées pour répondre aux sollicitations notamment en cas de demande de contact commercial ou de support.
• Envoyer des newsletters.​ Des communications sont envoyées par email sur l’actualité du service, ses mises à jour ou ses offres spéciales aux utilisateurs qui en ont fait la demande. Ces communications sont désactivables à tout moment. Cette désactivation n’est pas bloquante pour l'exécution du reste du service.
• Assurer le service de prise de rendez-vous. ​Les informations de contact fournis et les informations de calendriers partagés sont utilisées afin d’assurer les engagements contractuels et notamment pour
  • définir et comprendre les demandes
  • identifier les meilleurs créneaux en fonction des préférences et des contraintes
  • communiquer avec les contacts des clients et créer des événements de calendrier (rendez-vous) incluant les informations de localisation, de contexte, d’horaire et de participants

Le service de prise de rendez-vous est un service reposant sur de la prise de décision automatique (intelligence artificielle) combinée à du traitement manuel pour garantir la qualité du traitement.

• Mener des enquêtes et suivre l’utilisation.​ Julie Desk peut être amené à contacter ses clients notamment dans le cadre d’un suivi régulier de l’utilisation (accompagnement) ou pour solliciter des retours sur le service.
• Améliorer la qualité du service. ​Les données sont analysées pour améliorer le service. Les emails et événements de calendrier sont également traités de manière automatique afin d’entraîner et améliorer la performance des algorithmes d’intelligence artificielle.
• Facturer le service et gérer la relation commerciale. 

Les informations agrégées pour lesquelles il n’est plus possible d’identifier les personnes (exempt de toute information personnelle) telles que des statistiques globales peuvent être utilisées à des fins commerciales.

3. Durée de conservation

La durée de conservation des données fournis au service (mails transférés dans le cadre du service de prise de rendez-vous, événements de calendrier des utilisateurs) est définie contractuellement avec le client ou à défaut dans les Conditions Générales d’Utilisation du service. La conservation des autres données recueillis non liées à la fourniture du service de prise de rendez-vous sont définis dans les Conditions Générales d’Utilisation du service. La durée de rétention des données est définie afin de pouvoir remplir les obligations contractuelles, réglementaires et commerciales de Julie Desk.

4. Partage des informations

Ce paragraphe décrit la politique de partage des informations. Les données ne sont pas partagées ni vendu à une tierce partie non définie ci dessous.

• Communication aux contacts du client. ​Dans le cadre de l'exécution du Service et sur instructions du client dans sa requête de sollicitation du service, Julie Desk partage les informations du client aux contacts du client explicitement désignés par ce dernier lors d’une organisation de rendez-vous. Cette communication est strictement limitée à l’organisation du rendez-vous et aux participants concernés. Les informations partagées dans ce cas sont :
  • Information de contact du client tel que numéro de téléphone
  • Instructions tel que numéro d’étage ou numéro de téléconférence
  • Adresse du rendez-vous (pouvant être l’adresse du bureau du client)
• Supervision. ​Dans le cas où une requête d’organisation de rendez-vous ne peut être traitée de façon entièrement automatique, la requête ainsi que les éléments de calendrier nécessaires à la prise de décision sont transférés à une équipe de superviseurs. Cette tâche est effectuée par un prestataire externe.
• Qualité​. Afin de garantir la qualité de service, des échantillons de requêtes au service pris aléatoirement sont vérifiés manuellement par une équipe de superviseurs qualité. Cette tâche est effectuée par un prestataire externe.
• Support​. Dans le cas d’erreur, de comportement anormal ou de sollicitation directe, les requêtes sont transmises à une équipe support.
• Fournisseurs de service.​ Les données de contact, de gestion de la relation commerciale et de facturation sont traités par des prestataires externes.

5. Sécurité

La sécurité des données traitées par le Service (dont les données personnelles) est au coeur du produit Julie Desk. Des mesures de protection fortes de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité des données ont été mise en place. Julie Desk a également mis en place des politiques et procédure afin de prévenir les accès non autorisés aux données.  Ces dernières incluent des règles de développement sécurisé ainsi que des règles de privacy by design. Julie Desk est actuellement dans le processus de mise en conformité avec la norme de sécurité internationale ISO 27001. Pour en savoir plus sur les pratiques de sécurité, vous pouvez consulter notre politique de sécurité ou [button_contact text='nous contacter'].

6. Droits

Les utilisateurs ayant fourni des données au service peuvent s’adresser au support Julie Desk (disponible via la page “[button_contact text='Contactez-nous']”) pour faire valoir leurs droits :

• Droit d’accès​. L’utilisateur peut demander un extrait des informations personnelles stockées et traitées.
• Droit de rectification. ​L’utilisateur peut demander à modifier une information erronée
• Droit à l’oubli. ​L’utilisateur peut demander à supprimer une ou des informations personnelles
• Droits à la portabilité​. L’utilisateur dispose d’un droit à la portabilité de ses données. Cependant, les données traitées étant des données de contact ou des données répliquées des systèmes d’information des clients, la portabilité des données n’est pas nécessaire dans le cadre d’un changement vers un autre fournisseur de services similaire.

Dans le cas d’un litige ou d’une interrogation vis-à-vis d’un traitement de données personnelles, l’utilisateur peut s’adresser :

• au délégué à la gestion des données personnelles joignable à l’adresse email suivante: dpo@juliedesk.com
• à l’autorité locale de contrôle des données personnelles (CNIL pour la France)

7. Consentement

En fournissant des données personnelles, l’utilisateur consent à ce qu’elle soit utilisées dans les buts définis ci-avant. Le consentement peut être retiré à tout moment en précisant la portée du changement de consentement auprès du support Julie Desk ou tout autre moyen automatisé mis à la disposition de l’utilisateur pour exercer ce droit (tel un lien de désinscription). Il est à noter que le retrait d’un consentement pour le traitement de tout ou partie des données personnelles pourra dégrader ou rendre impossible la fourniture du ou des services associés (notamment le service de prise de rendez-vous). Un retrait de consentement ne portera pas atteinte à la licéité du traitement avant ce retrait.

8. Transfert vers un pays tiers

Les données du service sont hébergées en France. Les données sont transférées dans des pays hors Union Européenne dans les cas suivants :

• • Données de suivi de la relation commerciale, de facturation et newsletter
  • Consultation des emails transmis au service et événements de calendrier de l’utilisateur (supervision et revue qualité)

Julie Desk a mis en place une procédure de vérification de la sécurité de ses sous-traitants et des garanties proposées en matière de protection des données personnelles en accord avec les réglementations en vigueur (dont le RGPD européen). Pour en savoir plus sur les transferts vers un pays tiers ou les mesures de sécurité spécifiques applicables, vous pouvez [button_contact text='nous contacter'].

9. Responsable du traitement

Dans le cadre de la fourniture du Service de gestion des rendez-vous, le responsable de traitement des données transférés par email par le client et ses contacts ou bien via le calendrier du client est le Client. Julie Desk est un Sous-Traitant pour la gestion de ces données. Dans le cadre de la collecte des autres données, Julie Desk est le responsable du traitement. Julie Desk est joignable via les moyens de communications précisés sur la page “[button_contact text='Contactez-nous']”.

10. Modifications

Cette politique peut évoluer notamment en cas de changement réglementaire ou si des changements sont apportés aux activités de Julie Desk. Dans le cas où les changements de cette politique affectent vos droits, Julie Desk prendra contact avec vous par email pour vous informer des changements.

Dernière mise à jour le : 29/10/2021

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